Відділ кадрів Університету «Альтера» — це ключовий самостійний структурний підрозділ, що забезпечує повний цикл кадрового адміністрування всіх категорій працівників та здобувачів вищої освіти. Відділ координує та супроводжує оформлення трудових відносин, ведення кадрової документації, внутрішню звітність, військовий облік, організацію охорони праці, а також забезпечує правомірність та прозорість усіх кадрових процесів. У своїй діяльності відділ керується Кодексом законів про працю України, Законами України «Про освіту», «Про вищу освіту», підзаконними нормативними актами, Статутом Університету та внутрішніми регламентами. Відділ підпорядковується безпосередньо ректору.
Основні функції та завдання відділу кадрів:
- Організація кадрового діловодства: підготовка, оформлення та супровід наказів щодо прийому, переведення, переміщення, звільнення працівників; ведення особових справ, трудових книжок, особових карток, табелів обліку робочого часу.
- Забезпечення дотримання трудового законодавства: контроль відповідності кадрової документації чинному законодавству, підготовка консультацій та довідок, ведення внутрішнього контролю за дотриманням норм трудового права.
- Участь у формуванні кадрової політики: участь у розробці штатного розпису, структури підрозділів, аналіз якісного складу персоналу, супровід процедур конкурсного добору та атестації, організація ведення посадових інструкцій.
- Супровід кадрових процесів щодо здобувачів вищої освіти: підготовка наказів про зарахування, переведення, відрахування, поновлення, академічні відпустки; ведення особових справ студентів, архівування документів, забезпечення збереження трудових книжок студентів у разі потреби.
- Звітність та взаємодія з державними органами: підготовка та подання державної статистичної звітності, відповідей на офіційні запити, забезпечення своєчасного надання інформації до контролюючих органів.
- Військовий облік: ведення персоніфікованого обліку призовників і військовозобов’язаних серед працівників і студентів, підготовка відповідної документації та звітності до територіальних центрів комплектування.
- Документальне забезпечення соціального захисту: підготовка довідок, супровід лікарняних листків, підтвердження стажу, участь у підготовці матеріалів для призначення пенсій, ведення архіву наказів та довідок.
- Охорона праці (інженер з охорони праці у складі відділу): розробка та супровід документації з охорони праці, організація інструктажів, перевірок знань, участь у розслідуванні нещасних випадків, контроль за дотриманням вимог чинного законодавства у сфері безпеки праці.
- Архівна робота: підготовка до передачі особових справ працівників та здобувачів вищої освіти до архіву університету після закінчення терміну поточного зберігання, ведення відповідної документації.
- Комунікація та підтримка: надання інформаційно-консультаційної допомоги працівникам і здобувачам вищої освіти щодо кадрових процедур, роз’яснення внутрішніх нормативів, забезпечення взаємодії з іншими підрозділами університету.