Відділ діловодства та архіву Університету «Альтера» — це самостійний структурний підрозділ, що забезпечує документаційний супровід управлінської діяльності університету, ефективний внутрішній документообіг, а також облік, зберігання та передачу архівних матеріалів. Відділ виконує повний цикл операцій з вхідною та вихідною кореспонденцією, контролює дотримання вимог до оформлення документів, веде номенклатуру справ та забезпечує їх збереження згідно з чинними нормами. У своїй діяльності відділ керується чинним законодавством України, у тому числі законами «Про вищу освіту» та «Про Національний архівний фонд та архівні установи», стандартами діловодства, наказами МОН України, Державної архівної служби, а також внутрішніми нормативними документами та Статутом Університету. Відділ підпорядковується безпосередньо ректору.
Основні функції та завдання відділу діловодства та архіву:
- Організація уніфікованого документообігу Університету: забезпечення централізованого приймання, реєстрації, розподілу, обліку, опрацювання та передачі документів в електронному та паперовому вигляді у відповідні структурні підрозділи згідно з резолюціями керівництва.
- Розробка та ведення номенклатури справ: формування і підтримка актуального переліку справ, контроль за його дотриманням у структурних підрозділах, підготовка зведеної номенклатури та її погодження з архівними установами.
- Перевірка та уніфікація оформлення документів: контроль за дотриманням вимог до оформлення службових документів, які подаються на підпис, відправлення чи зберігання, впровадження єдиних стандартів документації.
- Ведення обліку і контролю документів: забезпечення контролю строків виконання, реєстрації резолюцій, супроводу виконання доручень керівництва, складання інформаційно-аналітичних довідок про документообіг.
- Опрацювання електронної та фізичної кореспонденції: приймання, фіксація, розподіл та відправлення листів, запитів, повідомлень, включаючи електронну пошту, забезпечення конфіденційності та безперебійності документообігу.
- Формування справ поточного діловодства: супровід формування справ у підрозділах, перевірка їх оформлення, контроль дотримання строків зберігання, підготовка до архівування.
- Архівна робота: організація архівного зберігання документів, експертиза цінності, складання описів, підготовка актів списання, передача справ на зберігання.
- Інформаційно-довідкове обслуговування: підготовка архівних довідок, витягів, копій документів на основі матеріалів, що зберігаються в архіві; ведення обліку запитів.
- Методична підтримка: надання консультацій структурним підрозділам щодо діловодства, ведення документації, формування справ, впровадження стандартів документообігу та рекомендацій Державної архівної служби.
- Контроль захисту інформації та збереження документації: дотримання правил зберігання, доступу до документів, захист конфіденційної інформації, запобігання втраті та пошкодженню документів незалежно від носія